Skjalamál Grindavíkurbæjar tekin föstum tökum

Skjalamál hafa í gegnum tíðina ekki verið í mestum forgangi hjá Grindavíkurbæ, en fram til ársins 2014 hafði aldrei verið starfandi skjalavörður hjá bænum og skjalamálum því sinnt í hjáverkum meðfram öðrum störfum.

Haustið 2013 var tekin ákvörðun um að taka skjalamálin föstum tökum og staða upplýsinga- og skjalafulltrúa auglýst til umsóknar, og á vordögum 2014 tók sagnfræðingurinn Siggeir F. Ævarsson til starfa í þeirri stöðu. Á vef Grindavíkurbæjar er Siggeir tekinn tali og fengin smá innsýn um stöðu skjalamála hjá bænum í dag.

- Það má segja að þú hafir hoppað beint í djúpu laugina í skjalamálum hjá Grindavíkurbæ?

„Já svona hálfpartinn. Ég byrjaði þó á því að skella mér á hálfgert „crash course" tveggja daga námskeið um skjalastjórnun hjá Skipulag og skjöl og svo er ég líka búinn að taka svo til öll námskeið sem Þjóðskjalasafnið hefur boðið uppá síðan ég byrjaði. Svo bjó ég líka vel að því að hafa unnið á Þjóðaskjalasafnin tvö sumur og ég hef átt nokkra hauka þarna í horni sem hafa verið mér innan handar í ýmsum málum.“

- Hvernig var ástandið þegar þú tókst við?

„Það var margt í góðum farvegi en líka fjölmargt sem þurfti að bæta. Frá 2008 hefur Grindavíkurbær notað rafrænt málakerfi frá OneSystems en málalykilinn tókum við upp beint frá Mosfellsbæ og hentaði hann ekki nógu vel. Fyrsta verkefnið mitt var því að fara í að hanna nýjan málalykil og ganga frá málasafninu 2008-2014 til varðveislu. Ég fékk góðan liðstyrk frá Ölfu Kristjánsdóttur, bókasafns- og upplýsingafræðingi, en ég og hún ásamt nokkrum lykilstarfsmönnum, mynd-uðum stýrihóp sem fór yfir málasafnið frá A-Ö. Áramótin 2014-15 lokuðum við svo gamla tímabilinu og fórum af stað með nýjan málalykil og hreint borð, sem ég er reyndar ennþá að vinna í að fínpússa til.

Ástandið á eldri skjölum er svo allt annar handleggur. Geymslan uppi er full af allskonar. Þar eru t.d. fjölmargir kassar merktir "Ýmislegt". Grindavíkurbær hefur aldrei skilað neinum skjölum á Þjóðskjalasafn þrátt fyrir að skjöl sem eru eldri en 30 ára eigi að fara þangað til varðveislu. Það verður ærið verkefni að fara í gegnum þetta allt og undirbúa fyrir afhendingu. Síðastliðið haust grisjaði ég 300 kg af bókhaldsgögnum frá síðustu öld en ég er bara rétt að byrja. Þetta er eiginlega hálfgert eilífðarverkefni sem sér ekki alveg fyrir endann á í augnablikinu.“

- Hvað er svo framundan í skjalamálum hjá Grindavíkurbæ?

„Langtímamarkmiðið er að færa okkur alfarið yfir í rafræna stjórnsýslu og hætta að safna öllum þessum pappír. Sandgerðisbær er eina sveitarfélagið á landinu sem hefur tekið það skref enn sem komið er. Við leyfum þeim að gera öll mistökin og fást við byrjunarörðugleikana og fáum svo að feta í þeirra fótspor þegar meiri reynsla er kominn á þessa leið.

Mér persónulega langar að fá betri yfirsýn yfir öll gömlu skjölin okkar og koma þeim í langtímavarðveislu. Það leynast líka ýmsir gull-molar þarna inni á milli sem hafa ekki litið dagsljós í tugi ára. Inni í hvelfingu eigum við t.d. mikið safn af gömlum fundargerðarbókum, en þær elstu eru frá 19. öld. Þær þurfa að komast inná Þjóðskjalasafn sem fyrst. En þetta er gríðarleg vinna og fyrst og fremst handavinna. Skjalavarslan er í raun miklu meira en 50% staða, en skjölin fara ekki neitt. En þetta smá kemur. Við erum a.m.k. ekki búin að týna neinum ársreikningum!,“ sagði Siggeir að lokum.