Nýtt skipurit Grindavíkurbæjar

Nýtt skipurit Grindavíkurbæjar tók gildi þann 1. september sl. en bæjarstjórn Grindavíkur hefur samþykkt nýtt stjórnskipulag með það að markmiði að stuðla að aukinni skilvirkni, hagkvæmni og framþróun í rekstri Meginhlutverk Grindavíkurbæjar er að veita íbúum góða og skilvirka þjónustu og nýta skattfé sem best. Rekstur, stjórnsýsla, stjórnun og stjórnskipulag þarf fyrst og fremst að taka mið af heildarhagsmunum bæjarfélagsins og íbúa þess. 

Í málefnasamningi meirihluta bæjarstjórnar segir eftirfarandi um stjórnsýslu bæjarins:

„Endurskoða þarf stjórnkerfi bæjarins með það að leiðarljósi að ljúka vinnu við skipurit bæjarins, fækka nefndum, auka gagnsæi og bjóða upp á skilvirkari þjónustu."

Eins og fram kemur í málefnasamningnum var vinna við endurskoðun skipurits bæjarins hafin á síðasta kjörtímabili og lá því beint við að byggja á þeirri vinnu. ParX viðskiptaráðgjöf vann greiningu á stjórnkerfi Grindavíkurbæjar árið 2008 og lagði fram ákveðnar tillögur, en aðeins hluti þeirra komst til framkvæmda. Sú skýrsla var lögð til grundvallar vinnunni í vetur, en aftur voru tekin viðtöl við alla stjórnendur Grindavíkurbæjar og farið yfir samþykktir og reglur bæjarins.

Helstu niðurstöður greiningar
Helstu niðurstöður greiningar eru þær að formfesta er ekki nægilega mikil í stjórnsýslu bæjarins, skipulag ekki nægilega skýrt og vinnulag á stundum óljóst. Hinsvegar er jákvætt hvað boðleiðir eru stuttar og samstarfshefð er rík í starfsemi bæjarins. Ljóst er að stefnumörkun bæjarstjórnar hefur vantað um hlutverk og markmið sumra deilda; svo sem bókasafns og tónlistarskóla. Eins kom fram að verkferlar og ábyrgðarskipting varðandi fasteignaumsjón, umhverfismál, rekstur vatns- og fráveitna og viðhald er ekki nægilega skýr.

Síðast en ekki síst leiddi vinnan í ljós að bæta þarf ýmsa þætti í starfsmannastjórnun bæjarins, ekki síst í ljósi þess að hjá bænum starfa um 180 manns og launakostnaður er rúmlega 55% af útgjöldum bæjarins.

Nýtt skipulag
Með það að markmiði að stuðla að aukinni skilvirkni, hagkvæmni og framþróun í rekstri og starfsemi Grindavíkurbæjar hefur bæjarstjórn samþykki nýtt stjórnskipulag fyrir bæjarfélagið sem tók gildi 1. september 2011.

Í því felst að virkni og myndræn framsetning stjórnskipulagsins er gerð formlegri en verið hefur og að stjórnsýslunni verði skipt í svið, eitt stoðsvið og þrjú fagsvið. Grindavíkurhöfn er sem fyrr sjálfstæð en samstarf hennar við áhaldahús verður þróað enn frekar.

Fjármála- og stjórnsýslusvið er skilgreint sem stoðsvið en félagsþjónustu- og fræðslusvið, frístunda- og menningarsvið, skipulags- umhverfisvið og Grindavíkurhöfn sem fagsvið. Yfirmenn sviða nefnast sviðsstjórar en yfirmaður hafnar nefnist sem fyrr hafnarstjóri. Fjármála- og stjórnsýslusvið sinnir þannig bæði þjónustu beint við íbúa og leggur til þekkingu, almenna þjónustu, tæki og mannafla í innra starf Grindavíkurbæjar.

Félagsþjónustu- og fræðslusvið, frístunda- og menningarsvið og skipulags- og umhverfissvið móta og þróa faglega útfærslu þeirra verkefna sem eru á þeirra málaflokkasviði og hagnýta með markvissum hætti þjónustu fjármála- og stjórnsýslusviðs. Skipulags- og umhverfissvið sinnir jafnframt ákveðnum stoðþjónustuverkefnum á sviði fasteignaumsýslu.
Gert er ráð fyrir að sviðin vinni náið saman og eigi skilgreint samstarf við bæjarstjóra um lausn þeirra fjölbreyttu verkefna sem starfsmönnum sveitarfélagsins er falið að sinna.

Ný svið:
• Fjármála- og stjórnsýslusvið
• Félagsþjónustu- og fræðslusvið
• Frístunda- og menningarsvið
• Umhverfis- og skipulagssvið
• Grindavíkurhöfn

Sviðsstjórar hjá Grindavíkurbæ eru yfirmenn þeirra starfsmanna og þeirra stofnana sem heyra undir sviðin og sjá til þess að sérhver nefnd sveitarfélagsins hafi starfsmann sem sinni henni. Næsti yfirmaður sviðsstjóra er bæjarstjóri.

Nýjar nefndir
Eftirfarandi breytingar eru gerðar nefndum Grindavíkurbæjar með það að markmiði að fækka nefndum, draga úr kostnaði og auka skilvirkni.
• Ferða- og atvinnumálanefnd er lögð niður og verkefni hennar falin bæjarráði.
• Verkefni félagsmálaráðs og húsnæðisnefndar er falin nýrri félagsmálanefnd.
• Fræðslu- og uppeldisnefnd verður nefnd fræðslunefnd.
• Verkefni íþrótta- og æskulýðsnefndar og menningar- og bókasafnsnefndar falin menningar- og frístundanefnd.
• Verkefni skipulags- og byggingarnefndar og umhverfisnefndar eru falin umhverfis- og skipulagsnefnd. Byggingarmál falla að hluta út fyrir verksvið nefndarinnar skv nýjum mannvirkjalögum og eru falin byggingafulltrúa.
Ekki er gert ráð fyrir breytingu á fjallskilanefnd, enda er varla hægt að líta svo á að hún hafi fast hlutverk í rekstri Grindavíkurbæjar.

Markmið og ávinningur
Meginmarkmið ofangreindra breytinga eru einfaldari, skilvirkari og öflugri þjónusta við íbúa og betri nýting á þeirri þekkingu og reynslu sem býr í starfsmönnum Grindavíkurbæjar.

Nýtt stjórnskipulag miðar jafnframt að því að styrkja miðlægt hlutverk bæjarskrifstofu sem þjónustuaðila auk þess að einfalda aðgengi íbúa að stjórnkerfi bæjarins. Samhliða breytingum á stjórnskipulaginu hefur verið unnið að útfærslu rafrænnar stjórnsýslu, svo sem rafrænni fundarboðun og rafrænum eyðublöðum.