„Ætlum að bæta þjónustu við bæjarbúa enn frekar“

-segir Dagný Gísladóttir skjalastjóri

Dagný Gísladóttir hóf störf sem skjalastjóri Reykjanesbæjar árið 1998 og var það hennar fyrsta verkefni að innleiða rafrænt hópvinnu- og skjalavistunarkerfi hjá Reykjanesbæ. Silja Dögg Gunnarsdóttir hafði samband við hana og fékk örlitla innsýn í hvað felst í starfi skjalastjóra.

Auðveldara að miðla rafrænum upplýsingum
Reykjanesbær var fyrst sveitarfélaga til þess að taka upp rafrænt hópvinnu- og skjalavistunarkerfi og vann því ákveðið brautryðjendastarf en mikilvægt þótti að huga að
skjalastjórn til framtíðar.
„Form upplýsinga verður stöðugt fjölbreyttara og um leið flóknara að halda utan um þær og tryggja varðveislu þeirra. Kröfur almennings um aðgang að upplýsingum hefur aukist samhliða enda er kveðið á um slíkt í lögum, sbr. upplýsingalög sem gera stjórnvöldum skylt að skrá mál sem koma til meðferðar hjá þeim á kerfisbundinn hátt og varðveita málgögn þannig að þau séu aðgengileg. Öll skjalastjórn hjá Reykjanesbæ er því rafræn sem mun auðvelda okkur til muna að miðla þessum upplýsingum“, segir Dagný.

Þar má finna gersemar
Skjalasafn Reykjanesbæjar er staðsett í kjallara Bókasafns Reykjanesbæjar og er ætlað að geyma skjöl sem orðið hafa til vegna starfsemi bæjarins. Þar eru geymd skjöl Hafnahrepps, Njarðvíkur og Keflavíkur frá því fyrir sameiningu auk skjala Reykjanesbæjar. Einnig eru þar geymd skjöl frá félagasamtökum og stofnunum Sambands sveitarfélaga á Suðurnesjum.
„Í safninu má líka finna gersemar líkt og verslunarbækur Norðfjörðs og Duusverslunarinnar frá því á 19 öld. Skjalasafnið festi kaup á ljósmyndasafni Heimis Stígssonar og hefur verið unnið mikið starf í skráningu þess en auk þess geymum við safn gamalla kvikmynda frá Suðurnesjum“, segir Dagný til upplýsingar en Skjalasafn Reykjanesbæjar gegnir bæði varðveislu- og upplýsingaskyldu. Ekki er hægt að veita aðgang að skjölum sem eru óflokkuð og hafa ekki verið skráð, að sögn Dagnýjar. „Samt sem áður reynum við að aðstoða þá sem leita til safnsins eins og kostur er.“
Hver er staðan í skjalavörslumálum þessa daga?
„Nú er unnið að gerð heildarstefnu um safnamál hjá Reykjanesbæ þar sem hlutverk safnanna og verkefni þeirra verða skilgreind. Til þess að skjalasafnið þjóni hlutverki sínu þarf að bæta þar við stöðuhlutfalli til að sinna skráningu en bæjarstjórn Reykjanesbæjar hefur vísað tillögu þess efnis til fjárhagsáætlunar árið 2002. Þá verður jafnframt tekin afstaða til þess hvort skjalasafnið verði gert að héraðsskjalasafni.“

Nýtt fundargerðarkerfi
Fundargerðir bæjarráðs og bæjarstjórnar eru nú orðnar mjög aðgengilegar, en fólk getur nálgast þær á upplýsingavef Reykjanesbæjar fljótlega eftir að fundum lýkur. Ritari bæjarstjóra hefur umsjón með fundargerðum og sér um að setja þær á vefinn eins fljótt og auðið er.
„Þetta er mögulegt þar sem vefurinn er unnin miðlægt þ.e. öll svið geta sjálf sett upplýsingar á
Netið. Hlutverk mitt er að ritstýra þeim upplýsingum. Við viljum bæta þessa þjónustu enn frekar með nýju fundargerðarkerfi sem við tökum í notkun fljótlega en þá verður unnt að setja fundargerðir á vefinn um leið og fundi lýkur.“
Hefur þjónusta við bæjarbúa batnað eftir að nýr upplýsingavefur var tekin í notkun?
„Hún hefur tvímælalaust gert það - og á eftir að gera það enn frekar eftir því sem vefurinn þróast og gagnvirkni hans verður meiri. Við bjóðum nú þegar upp á rafrænar umsóknir á vefnum í samvinnu við Form.is, umræðuvettvang fyrir bæjarbúa og skoðanakönnun í hverjum mánuði. Auk þess má nefna upplýsingar um helstu svið stjórnsýslunnar, fundargerðir nefnda og ráða,
gjaldskrá og starfsmenn auk frétta af því helsta sem er á baugi hjá Reykjanesbæ.“

Nýr vettvangur
Við gerð vefsins var lögð áhersla á einfalt útlit og skýrt leiðarkerfi til þess að tryggja hraða, óháðan aðstöðu notenda og auðvelt aðgengi að upplýsingum. Að sögn Dagnýjar munu viðbrögð bæjarbúa og hvernig þeir nýta sér þessa þjónustu, ráða framhaldinu.
„Nýjustu kannanir sýna að rúmlega 80% Íslendinga hafa aðgang að Netinu. Þetta er því nýr vettvangur fyrir stjórnsýsluna og Reykjanesbær hyggst nýta sér hann eins og kostur er til
þess að mæta auknum kröfum íbúa um þjónustu.“